Excel 2010

Es un programa de Microsoft Office que permite tabular datos, realizar operaciones a través de fórmulas con mayor facilidad, hacer tablas, etc. facilitando así la vida de las personas. Se pueden realizar las operaciones básicas como las sumas, restas, multiplicaciones y divisiones mediante fórmulas que hacen que el programa se adecúe a nuestras necesidades.

Partes de la ventana de Excel

Conceptos básicos

Celda: Es el lugar o "cuadrito" en donde se introducen datos como valores o fórmulas.

Rango: Es un conjunto de celdas 

Hoja de cálculo: Es una hoja en Excel que permite controlar datos que se encuentran agrupados en tablas que se constituyen por celdas.

Tipos de datos

1. Función: Se refiere a fórmulas ya establecidas a las cuales se les dan valores para que realicen las operaciones y muestren un resultado al final.

2. Operador: Signo o símbolo que especifica la operación a realizar.

Errores de fórmulas

##### -- Este error aparece cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se coloca una fecha u hora negativa.

#¡DIV/0!, -- Se da cuando se ha dividido un número entre cero.

#N/A -- Éste se muestra cuando un valor no está disponible para una fórmula o función.

#¿NOMBRE? -- Cuando no se reconoce el texto introducido dentro de la fórmula.

#¡NULO -- Aparece cuando se ha especificado la intersección de dos áreas que en realidad no se intersectan.

#¡NUM! -- Este error se da cuando los valores numéricos escritos no son válidos en una fórmula o función.

#¡REF! -- Cuando no es válida una referencia de celda.

#¡VALOR!. -- Este error se produce cuando es incorrecto algún tipo de argumento o de operando utilizado.

A continuación, se presentan ejercicios un poco complejos para realizar.

Función lógica "SI"

Se utiliza para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

Prueba lógica: Se refiere a cualquier valor que pueda evaluarse como "Verdadero" o "Falso".

Valor_si_verdadero: En este caso consiste en el valor que se devuelve si el argumento (prueba lógica) es "Verdadero".

Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento es "Falso".

Ejercicio 1

Se quiere saber el estado (Aprobado o Reprobado) de los estudiantes sobre su promedio utilizando la función lógica SI. Para esto se deben seguir algunos pasos.

1. Ubicarse en la celda donde se desea colocar el estado.

2. Se coloca el signo igual (=) y se abre paréntesis.

3. Se escribe o selecciona el promedio del estudiante. Se pone una coma (,).

4. Se coloca entre comillas la palabra "Aprobado". Escribir otra coma (,).

5. Se vuelve a colocar entre comillas la palabra "Reprobado".

6. Se cierran paréntesis y se da enter.

Validación de datos

Es un comando en Excel que consiste en configurar las celdas de acuerdo a lo que deseamos, permitiendo así que algunos datos puedan ser introducidos y otros no. En esta opción se pueden configurar celdas con números enteros, fechas, decimales, listas, etc.

Ejercicio  2

Una empresa de computadoras quiere ayudar a sus operadores a no cometer errores en el reporte realizado diariamente con relación a las unidades producidas. Uno de estos errores es que se colocan menos unidades en dicho reporte. Es por esto que se tomaron la molestia de configurar un rango específico de unidades mínimas y otro para unidades máximas.

Pasos

1. Se colocará en una celda el rango mínimo y en otra el rango máximo. De preferencia colocar estos dos rangos con un relleno de otro color para diferenciarlo.

2. Ubicar el puntero del mouse en la celda que deseemos.

3. Ir a la ficha datos.

4. En el grupo herramientas de datos, clic en el comando validación de datos.

5. Elegir la opción validación de datos.

6. Seleccionar el criterio de validación, el número mínimo y máximo, un mensaje de entrada y un mensaje de error.

7. Clic en aceptar.

8. Escribir cualquier número en la celda donde se validaron los datos y se observará que al colocar un número fuera del rango, automáticamente, aparecerá el mensaje de error.

Concatenación

Se refiere a unir palabras o números de diferentes celdas o bien a tomar en cuenta algunas letras de una sola palabra o algún número de una cifra.

Sintaxis

Ejercicio 3

En una empresa se desea concatenar las dos primeras letras de un nombre con los últimos dos dígitos del código para unos productores y así diferenciarlos en reportes realizados.

Pasos

1. Escribir las palabras a unir, en este caso es el nombre y el código.

2. Ubicarse en la celda deseada.

3. Colocar el signo igual (=), escribir la palabra concatenar y abrir paréntesis.

4. Escribir la palabra izquierda o derecha, según sea el caso.

5. Abrir paréntesis, escoger la primera palabra que en este ejercicio sería el nombre, colocar una coma (,) establecer el número de letras que se quieran y cerrar paréntesis.

6. Colocar coma (,) y de nuevo volver a especificar izquierda o derecha.

7. Abrir paréntesis, escoger la segunda palabra que sería el código, colocar una coma (,), establecer el número de letras que se quieran y por último, cerrar paréntesis.

Gráfico

Los gráficos son muy importantes en Excel porque pueden mostrar de manera resumida una gran cantidad de datos, haciendo que sean más claros a la hora de analizarlos e interpretarlos.

Ejercicio 4

Pasos

1. Seleccionar solamente los datos a utilizar.

2. Ir a la ficha insertar.

3. En el grupo gráficos, dar clic a la sección de gráficos que se desea.

4. Elegir el tipo de gráfico.

5. Hacer las modificaciones que se quieran como tonos de color, tipos de letra, etc.

Tabla dinámica

Otra forma de resumir, analizar y presentar datos de forma resumida es utilizando la opción tablas dinámicas. Con este comando se podrá elegir lo que necesitemos de manera fácil y rápida.

Ejercicio 5

Pasos

1. Seleccionar la tabla de datos previamente realizada.

2. Ir a la ficha insertar.

3. En el grupo tablas, dar clic en el comando tabla dinámica.

4. Elegir la opción tabla dinámica.

5. Establecer el lugar donde se desea colocar la tabla, ya sea en la hoja existente o en una nueva hoja.

6. Finalmente, se eligen los datos que se desean presentar.

Estos han sido algunos de los muchos procesos que nos brinda Excel para facilitarnos el trabajo diariamente, pero existen muchísimos más que en cierta medida son más sencillos de realizar.